Pour pallier aux problèmes de paiement de vos clients, mieux vaux prévenir que guérir. Une réalisation seine de la vente et de la facturation peut éviter un retard de règlement ou encore des impayés. Les cinq étapes qui suivent peuvent paraître très simples, mais parfois, une organisation trop lourde ou inefficace et un manque de communication peuvent les rendre difficiles à réaliser :

1 – les livraisons, interventions ou installations doivent être réalisées conformément à la commande du client :
Pour éviter le mécontentement du client et par conséquent des réactions négatives au moment de la réception de la facture et du règlement, sa commande doit être réalisée dans ses plus fins détails. Il faut donc respecter la nature des marchandises, des services ou travaux demandés, les délais d’exécution de chaque projet  et éviter dans la mesure du possible que le montant de la facture ne soit différent à celui de la commande.  

2 – Dossier de facturation complet :
Un dossier de facturation doit contenir un maximum de documents : facture et bon de livraison originaux en nombre de copies exigé par le client, une copie du bon de commande et bon de réception des travaux (le cas échéant), etc.….. Cela facilitera le traitement de la facture par les différents services de votre client et en particulier la Direction Financière (Comptabilité, Achats…….).

3 – Dépôt de la facture chez le client dans les plus brefs délais :   
Pour la bonne santé de votre trésorerie, les factures doivent déposées chez le client, au plus tard, 48 heures après la réception des marchandises ou travaux par celui-ci. Un accusé de réception est nécessaire pour éviter les mauvaises surprises à échéance.

4 – Un suivi très rapproché de la facture et de son règlement :  
Toute information sur le stade du traitement de la facture chez le client, peut contribuer dans une large mesure, à activer le règlement et éviter les blocages pouvant survenir durant l’échéance.

5 – Une traçabilité des relances :
Il est souhaitable d’assurer un suivi téléphonique et se déplacer chez le client en cas de besoin, cependant, les relances écrites peuvent s’avérer d’une grande utilité dans certains cas.